Cuando haces una planificación tienes la intención de cumplirla, aunque no siempre es posible, especialmente cuando te enfrentas a un contexto tan incierto y cambiante como el que vivimos. Pero eso no es motivo para dejar de organizarte: se puede planificar en momentos de incertidumbre.

Los motivos por los que un plan no sale como estaba previsto son infinitos. Muchas veces son cuestiones sobre las que tienes control: puede que hayas planificado un exceso de tareas, que no hayas mantenido la disciplina o que te hayas distraído con otras tareas. En estos casos deberías trabajar sobre estas conductas para evitar que afecten a futuras planificaciones.

Pero otras veces los factores que afectan a tu planificación son ajenos. Ahora mismo, en medio de esta crisis provocada por la pandemia, los factores que escapan a nuestro control se han multiplicado.

En otras palabras, la incertidumbre domina nuestro día a día. No sabemos cómo va a evolucionar la situación, qué medidas van a proponer las autoridades, cuáles serán las consecuencias, qué sucederá con el mercado laboral o cómo serán los nuevos hábitos de consumo.

Parece que esta crisis ha aumentado nuestra percepción de la incertidumbre y por eso hacer planes se ha puesto más complicado que antes. Pero si piensas que es una situación única, te estás equivocando. Antes de que surgiera esta crisis, también había incertidumbre. Siempre nos movemos con un margen de inseguridad, porque siempre pueden surgir imprevistos.

Coincidimos en que planificar en momentos de incertidumbre es algo más complejo. Pero ¿eso significa que debemos renunciar a planificar? Rotundamente no. Recuerda que ni esta crisis ni ninguna otra circunstancia debería alejarte por completo de aquello que quieres.

Antes o después vas a tener que retomar las riendas de tu día a día y volver a trabajar en tus objetivos. Para que ese momento llegue lo antes posible y de una manera más sencilla, te propongo unas pautas para aprender a planificar en momentos de incertidumbre como este.

Fortalece tus objetivos a largo plazo

Los objetivos a largo plazo son los que te acercan a tu visión de vida ideal. La imagen de tu vida soñada solo va a materializarse si perseveras en estos objetivos esenciales. En momentos de crisis, es normal dejarlos aparcados temporalmente para centrarte en el presente y resolver la emergencia. Pero si te quedas demasiado tiempo en modo reactivo, respondiendo solo a las necesidades del día a día, pasará el tiempo y te encontrarás en la misma situación que ahora.

Para evitar esto, reserva algo de tiempo para trabajar en tus objetivos. Retoma la lista de objetivos que hiciste en tu planificación anual y analiza si siguen siendo relevantes en la situación actual o tus necesidades han cambiado. En este punto puede que sientas la tentación de posponer algunos de estos objetivos porque “ahora no es el momento”. Ten cuidado para que esa decisión no sea fruto del miedo o la incertidumbre.

Por ejemplo, si te habías propuesto una acción determinada para mejorar en tu trabajo, pero has perdido ese empleo, no tiene sentido perseverar en ese objetivo. Por el contrario, si tienes un negocio propio y tenías previsto un lanzamiento, no necesariamente tienes que abandonarlo, puede que solo necesites hacer algunos ajustes.

Los objetivos a largo plazo relacionados con hábitos y conductas beneficiosas para ti no deberían salir de tu lista. Si te habías propuesto hacer más ejercicio, comer mejor, mejorar tu tiempo de ocio, leer más o meditar, no dejes de trabajar en ello.

Después de hacer esta revisión de objetivos, revisa las acciones clave que habías puesto para cada uno de ellos. Es posible que tengas que retrasar algunos pasos o que debas buscar una forma alternativa de cumplirlos. Lo importante es alcanzar el objetivo, no importa si debes modificar un poco el camino que te habías marcado.

Flexibiliza tus objetivos a medio plazo

Si con los objetivos a largo plazo debes ser firme y seguir adelante sin perderlos de vista, con los objetivos a medio plazo puedes ser un poco más flexible. El proceso es el mismo que con los objetivos a largo plazo: valora si siguen vigentes y revisa las acciones clave de cada uno para ver si necesitas incluir alguna modificación.

La razón de hacer el proceso por separado es dar a los primeros el puesto que merecen. Al planificar en momentos de incertidumbre debes pensar que los objetivos a medio plazo son importantes, pero no tan determinantes para tu misión y visión personales como los objetivos a largo plazo. Es preferible aplazar los objetivos a medio plazo, aunque parezcan más apremiantes.

Sigue tus rutinas de organización

Después de hacer esta revisión de objetivos, puedes seguir el esquema de organización de siempre, es decir, organización anual, mensual, semanal y diaria. El hecho de no poder controlar todos los factores, por planificar en momentos de incertidumbre, no significa que debas dejarte llevar por cómo van surgiendo las cosas.

Pensar que no merece la pena planificar porque es posible que no cumplas todo es como decir que no vas a perseguir un objetivo porque es posible que no lo alcances. Es una actitud derrotista que te pone en un estado de indefensión, desde el que solo podrás reaccionar a lo que sucede, sin dirigir el rumbo que toman tus acciones.

Planificar favorece la proactividad: de manera intencionada estás eligiendo qué, cuándo y cómo vas a hacer tus actividades. Puede que no llegues a todo o que haya que hacer cambios, pero también puede que lo consigas o que alcances un nivel aceptable.

La clave es la flexibilidad. Si normalmente necesitas una planificación flexible, porque los imprevistos son inevitables, ahora esa necesidad se multiplica. Si estabas pensando en abandonar tus rutinas de organización durante la crisis, ya ves que no es una buena opción, aunque sí puedes aplicar algunos consejos adicionales para que la planificación sea más congruente con la situación actual.

  • Una agenda abierta. Si no es imprescindible, no asignes día y hora a todas las tareas. Es mejor asignar bloques de tiempo más amplios, como un día o una semana, para poder adaptarte mejor.
  • Practica la planificación pesimista. Cuando estimes el tiempo de una tarea, multiplícalo por 1,5 y reserva ese tiempo. Así evitarás la frustración constante de no cumplir plazos y, si al final te sobra tiempo, podrás dedicarlo a descansar o a seguir con otras tareas.
  • Reconcíliate con la situación. Vivimos una situación muy tensa y desagradable, pero no puedes atascarte en la frustración, la rabia o la negación. Asume que es el momento que nos ha tocado, deja esa lucha interna y esfuérzate para trabajar con lo que tienes.

Mantén tus hábitos y rutinas

Los hábitos y las rutinas son la base de tu día a día y son la mejor inversión que puedes hacer para mejorar tu productividad, pero, en los momentos de incertidumbre, se pueden venir abajo. Hay muchísimas razones, tanto internas como externas, que te pueden hacer perder esas rutinas que eran beneficiosas para ti.

Es comprensible que, en la primera fase de shock, por el miedo, la incertidumbre o la tristeza, hayas abandonado tus rutinas. Pero una vez superado ese momento, debes recuperarlas o empezar a trabajar en ellas.

Es una buena idea buscar una versión mínima viable de cada rutina. Así, cuando un día no puedas cumplir tu rutina completa, podrás hacer esa versión reducida, que te ayude a no romper la cadena y mantener tus hábitos.

Espero que estas pautas te ayuden a planificar en momentos de incertidumbre, para que puedas retomar el control de los próximos días y meses. Recuerda que ninguna circunstancia externa debería alejarte por completo de tus objetivos. Solo debes retomar las riendas de la situación, reiniciar tu normalidad y volver cuanto antes a trabajar por tus objetivos.

¿Quieres organizarte mejor?

Te regalo el KIT GRATUITO Productividad personal.