En el campo de la gestión del tiempo y la productividad personal existen muchas técnicas, procedimientos, hábitos y rutinas que puedes utilizar para mejorar tu eficacia. Conocer y aplicar estas herramientas requiere tiempo y entrenamiento.

No es viable modificar la forma en que gestionas tu tiempo de la noche a la mañana. Una buena forma de empezar es revisar ciertos aspectos sencillos, que tienen un gran impacto sobre tu rendimiento.

Cuando quieres mejorar tu gestión del tiempo, es un error bastante común intentar modificar tus hábitos de un día para otro, implementando un sistema de productividad personal completo partiendo de cero. Este tipo de acciones no suelen tener los resultados esperados. Es mejor trabajar paso a paso, realizando pequeños cambios y dejando tiempo para que se consoliden.

Tomar conciencia de algunos hábitos negativos y empezar a deshacerse de ellos con acciones sencillas, es el primer paso para convertirte en dueño de tu tiempo.

En este post quiero hablarte de 5 tips básicos de gestión del tiempo. Se trata de gestos pequeños, pero altamente efectivos, que mejorarán tu productividad.

1. Establece objetivos y metas

Lo primero que debes hacer antes de actuar es plantearte un objetivo. Saber qué quieres conseguir a largo plazo es necesario para poder establecer las acciones requeridas.

Es probable que sepas a grandes rasgos cuáles son tus objetivos, pero eso no es suficiente. Dedica un tiempo a concretarlos y ponerlos por escrito. Los objetivos deben ser personales y específicos.

Los objetivos personales son aquellos que verdaderamente son relevantes para ti. Si eliges objetivos ajenos o que no conectan con tus intereses, no resultarán motivadores.

Además, deben ser específicos. Si quieres usarlos para mejorar tu gestión del tiempo, debes evitar los objetivos demasiado generales o imprecisos.

A continuación, tienes que dividir tus objetivos en pequeñas metas, que usarás para guiar tus acciones. Un objetivo ambicioso puede resultar muy motivador, pero si no das el paso de establecer metas más específicas, será complicado decidir qué acciones son necesarias para alcanzarlo.

2. Lleva una agenda

La agenda es una herramienta imprescindible si quieres ser dueño de tu tiempo. Es una manera sencilla pero efectiva de controlar tus actividades y mejorar tu gestión del tiempo.

En la agenda no sólo debes registrar las tareas relacionadas con tu trabajo. Para que sea realmente útil, debes incluir también actividades personales que requieren tu tiempo, como actividades de ocio, tareas domésticas, gestiones, etc.

La agenda no es solo un recordatorio de las actividades que debes realizar. Si registras en ella todas tus actividades, podrás ver el tiempo que dedicas a cada área de tu vida. Así tendrás un buen reflejo de tu situación actual. Podrás analizar a qué dedicas más tiempo y valorar si hay algún área que estás descuidando.

Por último, para que la agenda sea realmente útil, debes hacer una planificación semanal y revisarla diariamente. Esta planificación debe ser ambiciosa, pero también realista y flexible.

3. Evita la procrastinación

La procrastinación es uno de los obstáculos más importantes a la hora de gestionar tu tiempo. Te aleja de tus objetivos, malgastando tu tiempo y tu esfuerzo en tareas que no tienen un verdadero impacto.

Cuando te enfrentas a una tarea que requiere cierto esfuerzo, surge la tentación de dedicarse a otras más sencillas, que generan una gratificación inmediata. Estas tareas tentadoras pueden ser actividades laborales más simples, como revisar el correo, o actividades de ocio, como redes sociales, internet, etc.

Una manera de vencer la procrastinación es evitar estas distracciones. Por ejemplo, si tienes que trabajar o estudiar, intenta desconectar el acceso a internet del ordenador y mantén en silencio el teléfono móvil.

4. Aprende a decir “no”

Seguro que más de una vez te has encontrado realizando una actividad que no querías hacer, pero no has encontrado la manera de negarte. Suelen ser actividades innecesarias para tus objetivos, pero que sí lo son para los objetivos de terceras personas.

Aprender a decir “no” a este tipo de tareas es complicado al inicio, pero tiene grandes ventajas y es imprescindible para dominar la gestión del tiempo. En primer lugar, dejar de hacer estas tareas te supondrá un gran ahorro de tiempo y te evitará el malestar de hacer algo que no deseas hacer.

Además, cuando dices “no” a estas actividades, estás educando a tu entorno para que dejen de asignarte tareas que no te corresponden. Con el tiempo, cada vez encontrarás menos situaciones en las que debas decir “no”.

5. Aprende a delegar

Delegar es igual de importante que decir “no”. La clave es recordar que no es necesario que tú lo hagas todo. Cuando delegas, estás liberando tiempo y recursos para poder dedicarlos a actividades que realmente disfrutas o que tienen un mayor impacto en tus objetivos.

Hay varios aspectos que hacen que delegar sea complicado. Algunas personas tienen dificultades para pedir ayuda. Lo consideran un signo de debilidad y prefieren hacer las cosas ellos mismos para sentirse autosuficientes.

Delegar también es difícil para aquellos que tienen una gran necesidad de control. Estas personas son muy exigentes y no confían en la capacidad de otros para hacer el trabajo.

Sea cual sea tu caso, debes vencer esa tendencia, recordando que no delegar está mermando tu productividad y generando un sobreesfuerzo innecesario.

Tu siguiente paso

Ahora es el momento de que pongas en práctica estos sencillos tips para mejorar tu gestión del tiempo. Revisa cada uno de ellos y empieza a pensar en cuál es tu situación actual. ¿Tienes problemas para delegar o para decir “no”? ¿Te vence la procrastinación? ¿Conoces tus metas a corto y largo plazo?

Cuando tengas una imagen clara de tu punto de partida, puedes empezar a implementar cambios, prestando atención al efecto que tienen sobre tu productividad.

Recuerda que mejorar tu gestión del tiempo es una progresión. No esperes cambiar por completo tu forma de actuar de un día para otro. La clave está en ser constante y revisar los avances con regularidad.

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