Un sistema de productividad personal te permite organizarte mejor y ser más productivo. El objetivo de cualquier método de productividad es implementar un sistema personal. Pero no todos explican qué es y las razones para tenerlo.

Si quieres encontrar y aplicar el que más se adapta a tus necesidades, deberías saber en qué consiste y los elementos que componen un sistema de productividad personal.

Hay además otros términos que se usan al hablar de productividad y pueden generar todavía más confusión: organización personal, gestión de tareas, herramientas de productividad, gestión del tiempo, etc. Para aclarar este escenario, vamos a ver en detalle algunas de estas ideas.

Lo primero…. ¿organización personal o productividad personal?

Los primeros expertos usaban más el término productividad, centrándose en temas como la gestión de tareas, los ladrones de tiempo o la automatización de actividades. El término productividad suele relacionarse con ideas de eficacia y rapidez.

Más adelante, empezó a utilizarse la palabra organización. Es un concepto más amable, que da importancia a aspectos psicológicos como la motivación, la reducción del estrés o el bienestar personal.

Actualmente se utilizan como sinónimos, porque casi todas las propuestas incluyen ya las dos caras: una más relacionada con la ejecución de tareas y la eficacia, y otra más orientada a aspectos psicológicos.

Gestión de tareas

Es uno de los pilares de la productividad personal, pero no el principal. Es el conjunto de técnicas, métodos o herramientas que buscan mejorar la manera en que realizas las tareas. Ayudan organizar mejor lo que tienes que hacer, aceleran la ejecución y la toma de decisiones.

La idea es atractiva y parece ideal cuando tienes muchas actividades. Es muy tentador empezar a utilizar estas herramientas y pensar que serán la solución a tus problemas de tiempo.

El problema es que la gestión de tareas, si no se enmarca en un sistema, carece de objetivos. Si te centras solo en la gestión de tareas, estás poniendo un parche. A corto plazo puedes sentir que avanzas; serás capaz de hacer más tareas en menos tiempo. Pero no puedes estar seguro de que hacer todo eso te esté acercando a tus objetivos.

Gestión del tiempo

Tiene como objetivo repartir tu tiempo de manera intencionada entre tus diferentes actividades. Igual que la gestión de tareas, es un pilar importante de tu organización, pero tampoco es el principal.

Lo más interesante de la gestión del tiempo es que ayuda a ver en qué inviertes tu tiempo y en qué gastas tu tiempo. Esta diferencia se hace muy evidente y puedes tomar acción de forma inmediata.

A corto plazo resulta muy útil. Cuando prestas atención al modo en que repartes tu tiempo, descubres algunos errores y puedes empezar a evitarlos. Pero, igual que la gestión de tareas, si no te has marcado un objetivo concreto, es un esfuerzo vacío que no te acerca a tus metas.

Sistema de productividad personal

Un sistema de productividad personal es un conjunto de elementos y normas que tienen una función específica. Como cualquier sistema, es más que la función que cumple, más que el órgano principal y más que todos los elementos que lo componen.

Piensa en el sistema circulatorio: no se puede entender si solo tienes en cuenta el corazón o los vasos sanguíneos. El sistema tiene un objetivo y todos los elementos funcionan de manera coordinada para alcanzarlo. Además, tiene relaciones complejas con otros sistemas.

Un sistema de productividad personal es algo similar. No es un único elemento, como la agenda, el calendario o una aplicación. Tampoco es la suma de todas las herramientas que utilizas.

Función y relación

La principal característica de un sistema de productividad es que tiene una función específica. No se trata solo de hacer más tareas en menos tiempo. Tienes que elegir un objetivo concreto, el motivo por el que deseas estar mejor organizado.

La segunda característica es su capacidad de interacción. Tu sistema de productividad va a relacionarse con otros sistemas o contextos de tu vida. Es casi seguro que tu sistema de organización personal afectará a tu sistema familiar. Por ejemplo, si quieres implantar nuevas rutinas en casa, deberás negociarlo con las personas que conviven contigo.

La estructura

Es la forma de estructurar tus herramientas: cuándo, dónde y cómo se usan. Te ayudarán a elegir qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades y a integrar las distintas herramientas que requiere una actividad.

Puedes tener un método para cada actividad o tipo de tarea: para gestionar el correo, para hacer ejercicio, para relacionarte con tus compañeros de trabajo o para las tareas domésticas.

1. Herramientas

Es lo que utilizas para aplicar tu sistema y estar organizado.

Las herramientas pueden ser:

  • Objetos físicos: un ordenador, una agenda, etc.
  • Elementos virtuales: aplicaciones, redes sociales, documentos, etc.
  • Conductas específicas: apagar el teléfono en horas de trabajo, meditar, hacer ejercicio, etc.

Su atractivo es que son accesibles y fáciles de aplicar. Las instrucciones para empezar a usarlas son muy sencillas: “instala esta aplicación”, “realiza esta acción todos los días”, “aprende este proceso”.

Las herramientas son necesarias en tu sistema, pero son insuficientes para estar bien organizado. Cuando empiezas a utilizarlas, tienes la sensación de ser más productivo que antes. Pero fuera de un sistema, ninguna herramienta te acerca a tus objetivos.

2. Métodos

Es la forma de estructurar tus herramientas: cuándo, dónde y cómo se usan. Te ayudarán a elegir qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades y a integrar las distintas herramientas que requiere una actividad.

Puedes tener un método para cada actividad o tipo de tarea: para gestionar el correo, para hacer ejercicio, para relacionarte con tus compañeros de trabajo o para las tareas domésticas.

3. Procesos

Es la forma en que se integran todos los métodos. Tu sistema de productividad personal incluye diferentes áreas, contextos y tipos de tareas; cada elemento requiere uno o varios métodos.

Los procesos sirven para evitar duplicidades y optimizar el uso de herramientas en las distintas áreas. Aportan una visión general del sistema, para garantizar que los métodos sean compatibles. Por ejemplo, si tu método para mejorar la atención implica tener el teléfono apagado durante tu jornada de trabajo, no puedes usar el teléfono como herramienta de comunicación con tus compañeros.

Por último, los procesos te permiten tener clara la relación entre tu sistema de organización y sistemas externos. Si conoces estas interacciones, puedes adelantarte a posibles conflictos, establecer prioridades y equilibrar las distintas áreas.

4. Objetivo

Es la base de tu sistema, lo primero que debes pensar. Es la meta que pretendes alcanzar usando tu sistema de productividad personal.

Muchas personas que quieren organizarse mejor empiezan al revés: se centran en las herramientas y en los métodos. Es una manera sencilla de empezar, pero no es sostenible a largo plazo. El uso de herramientas te hace sentir más productivo y te ayuda a hacer más en menos tiempo, pero, por sí mismas, no te acercan a tus objetivos.

Cuando haces esto pueden darse dos situaciones. Puede que mantengas el uso de estas herramientas, siguiendo escrupulosamente los métodos que has elegido. Harás muchas cosas, te sentirás activo y ocupado. Pero no es probable que logres lo que deseas, porque no está en tu sistema. Serás una persona que produce mucho, no una persona productiva.

La otra posibilidad es que abandones. Para incluir hábitos nuevos hace falta constancia y motivación. Debes tener claro los beneficios del esfuerzo que estás realizando. Si tu sistema de organización no incluye tus motivos personales, es complicado mantenerlo.

Entonces, ¿cuál es el objetivo del sistema? La respuesta es sencilla. En un sistema de productividad personal, el objetivo tiene que ser personal. Solo tú sabes lo que deseas. Como no hay dos personas iguales, no hay dos objetivos iguales.

Algunos sistemas de organización fallan porque incluyen objetivos generales y poco claros, del tipo “quiero ser más productivo” o “quiero tener más tiempo”.

El objetivo debe ser personal, claro y concreto. Seguro que te identificas con los objetivos anteriores. Es un primer paso. Ahora debes personalizarlos y hacerlos más específicos.

¿Qué significa para ti ser más productivo? ¿Para qué quieres ser más productivo? ¿Cuánto tiempo más deseas tener? ¿Para qué?

Con preguntas de este tipo podrás establecer tu objetivo personal. Puede que quieras ser más productivo en tu trabajo para salir antes o no tener que llevarte trabajo a casa. Puede que quieras hacer las tareas domésticas más rápido y tener tiempo para leer más. Puede que quieras tener tiempo para iniciar un proyecto propio. Solo tú puedes saberlo.

Cuando elijas tu objetivo personal, los procesos, métodos y herramientas que decidas usar, deberán estar en consonancia con él.

Imagina que hay una herramienta que puede ayudarte a gestionar tu correo 3 veces más rápido, pero requiere bastante tiempo aprender a usarla. Si tu objetivo es salir antes del trabajo y sabes que el correo te ocupa mucho tiempo, aprender a usar esta herramienta será una buena inversión.

Pero, si tu objetivo es hacer más deprisa las tareas domésticas, no merece la pena que inviertas tiempo en manejar esa herramienta, por mucho que todos los gurús de productividad recomienden su uso.

Pasará lo mismo con los métodos y los procesos: cuando los diseñes deberás tener en cuenta tu objetivo. Esta es la mejor manera de asegurar que los esfuerzos que realizas están en consonancia con tus metas.

Tu objetivo tiene un gran impacto en los procesos, especialmente a la hora de plantear las relaciones de tu sistema de productividad personal con otros sistemas. Si conoces tu objetivo, podrás establecer prioridades para que las distintas áreas de tu vida estén equilibradas y alineadas con lo que deseas.

El siguiente paso

Ahora que sabes qué es un sistema de productividad personal, te invito a que imagines el impacto que podría tener en tu vida. Aquí puedes encontrar más información y resolver algunas dudas.

Si decides que quieres implementar tu propio sistema, lo primero que debes hacer es dedicar algo de tiempo a pensar en tus objetivos. Ya has visto que son la base del sistema, lo que te ayudará a tomar decisiones y a organizar todo lo demás.

Cuéntame para qué te gustaría mejorar tu organización: ¿conoces tus objetivos?, ¿por qué te gustaría tener más tiempo?, ¿qué nuevas actividades te gustaría hacer?

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