¿Qué es un sistema de productividad personal?

Es la forma de estructurar tus herramientas: cuándo, dónde y cómo se usan. Te ayudarán a elegir qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades y a integrar las distintas herramientas que requiere una actividad.

Puedes tener un método para cada actividad o tipo de tarea: para gestionar el correo, para hacer ejercicio, para relacionarte con tus compañeros de trabajo o para las tareas domésticas.

Es lo que utilizas para aplicar tu sistema y estar organizado.

Las herramientas pueden ser:

• Objetos físicos: un ordenador, una agenda, etc.
• Elementos virtuales: aplicaciones, redes sociales, documentos, etc.
• Conductas específicas: apagar el teléfono en horas de trabajo, meditar, hacer ejercicio, etc.

Su atractivo es que son accesibles y fáciles de aplicar. Las instrucciones para empezar a usarlas son muy sencillas: “instala esta aplicación”, “realiza esta acción todos los días”, “aprende este proceso”.

Las herramientas son necesarias en tu sistema, pero son insuficientes para estar bien organizado. Cuando empiezas a utilizarlas, tienes la sensación de ser más productivo que antes. Pero fuera de un sistema, ninguna herramienta te acerca a tus objetivos.

Es la forma de estructurar tus herramientas: cuándo, dónde y cómo se usan. Te ayudarán a elegir qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades y a integrar las distintas herramientas que requiere una actividad.

Puedes tener un método para cada actividad o tipo de tarea: para gestionar el correo, para hacer ejercicio, para relacionarte con tus compañeros de trabajo o para las tareas domésticas.

Es la forma en que se integran todos los métodos. Tu sistema de productividad personal incluye diferentes áreas, contextos y tipos de tareas; cada elemento requiere uno o varios métodos.

Los procesos sirven para evitar duplicidades y optimizar el uso de herramientas en las distintas áreas. Aportan una visión general del sistema, para garantizar que los métodos sean compatibles. Por ejemplo, si tu método para mejorar la atención implica tener el teléfono apagado durante tu jornada de trabajo, no puedes usar el teléfono como herramienta de comunicación con tus compañeros.

Por último, los procesos te permiten tener clara la relación entre tu sistema de organización y sistemas externos. Si conoces estas interacciones, puedes adelantarte a posibles conflictos, establecer prioridades y equilibrar las distintas áreas.

Es la base de tu sistema, lo primero que debes pensar. Es la meta que pretendes alcanzar usando tu sistema de productividad personal.

Muchas personas que quieren organizarse mejor empiezan al revés: se centran en las herramientas y en los métodos. Es una manera sencilla de empezar, pero no es sostenible a largo plazo. El uso de herramientas te hace sentir más productivo y te ayuda a hacer más en menos tiempo, pero, por sí mismas, no te acercan a tus objetivos.

Cuando haces esto pueden darse dos situaciones. Puede que mantengas el uso de estas herramientas, siguiendo escrupulosamente los métodos que has elegido. Harás muchas cosas, te sentirás activo y ocupado. Pero no es probable que logres lo que deseas, porque no está en tu sistema. Serás una persona que produce mucho, no una persona productiva.

La otra posibilidad es que abandones. Para incluir hábitos nuevos hace falta constancia y motivación. Debes tener claro los beneficios del esfuerzo que estás realizando. Si tu sistema de organización no incluye tus motivos personales, es complicado mantenerlo.

Entonces, ¿cuál es el objetivo del sistema? La respuesta es sencilla. En un sistema de productividad personal, el objetivo tiene que ser personal. Solo tú sabes lo que deseas. Como no hay dos personas iguales, no hay dos objetivos iguales.

Algunos sistemas de organización fallan porque incluyen objetivos generales y poco claros, del tipo “quiero ser más productivo” o “quiero tener más tiempo”.

El objetivo debe ser personal, claro y concreto. Seguro que te identificas con los objetivos anteriores. Es un primer paso. Ahora debes personalizarlos y hacerlos más específicos.

¿Qué significa para ti ser más productivo? ¿Para qué quieres ser más productivo? ¿Cuánto tiempo más deseas tener? ¿Para qué?

Con preguntas de este tipo podrás establecer tu objetivo personal. Puede que quieras ser más productivo en tu trabajo para salir antes o no tener que llevarte trabajo a casa. Puede que quieras hacer las tareas domésticas más rápido y tener tiempo para leer más. Puede que quieras tener tiempo para iniciar un proyecto propio. Solo tú puedes saberlo.

Cuando elijas tu objetivo personal, los procesos, métodos y herramientas que decidas usar, deberán estar en consonancia con él.

Imagina que hay una herramienta que puede ayudarte a gestionar tu correo 3 veces más rápido, pero requiere bastante tiempo aprender a usarla. Si tu objetivo es salir antes del trabajo y sabes que el correo te ocupa mucho tiempo, aprender a usar esta herramienta será una buena inversión.

Pero, si tu objetivo es hacer más deprisa las tareas domésticas, no merece la pena que inviertas tiempo en manejar esa herramienta, por mucho que todos los gurús de productividad recomienden su uso.

Pasará lo mismo con los métodos y los procesos: cuando los diseñes deberás tener en cuenta tu objetivo. Esta es la mejor manera de asegurar que los esfuerzos que realizas están en consonancia con tus metas.

Tu objetivo tiene un gran impacto en los procesos, especialmente a la hora de plantear las relaciones de tu sistema de productividad personal con otros sistemas. Si conoces tu objetivo, podrás establecer prioridades para que las distintas áreas de tu vida estén equilibradas y alineadas con lo que deseas.