Al implantar un sistema de productividad personal suelen surgir una serie de dudas que dificultan el proceso y pueden hacer que abandones. Además de saber qué es y los beneficios que tiene, hay que dar respuesta a estas preguntas

Cuando empiezas a leer sobre organización y productividad personal, te vienen a la mente preguntas como:

  • ¿Es necesario tener un sistema de productividad personal?
  • ¿Hay que saber mucho sobre productividad?
  • ¿Un sistema de productividad personal es solo para gente muy ocupada?

Voy a tratar de aclarar estos puntos para que puedas decidirte a implantar tu propio sistema de productividad personal.

¿Es necesario tener un sistema de productividad personal?

La respuesta es no. Puedes vivir sin un sistema de productividad personal y salir más o menos airoso. Pero si me preguntas si es recomendable, la respuesta es sí, por supuesto. Me cuesta imaginar un escenario en el que un sistema de productividad personal no pueda mejorar la situación.

Piensa en alguna ocasión en la que el resultado de tus acciones no fue exactamente el que deseabas. Es probable que, con el sistema adecuado, los resultados hubieran sido mejores.

Algunos ejemplos son:

  • Si te enfrentas a una tarea en tu trabajo o estudios, organizarte bien te ayudará a cumplir plazos, no olvidar tareas, etc. Puedes empezar sin ninguna planificación (todos lo hemos hecho alguna vez), pero el resultado no será el mismo.
  • Si vas a la compra, puedes mejorar los resultados llevando una lista para no olvidar nada, o siguiendo el orden de los pasillos para no ir y venir varias veces por el mismo camino. Claro que puedes ir de un lado a otro, según vas recordando los productos que debes comprar, pero tardarás más y es muy probable que olvides algo.
  • Pensando en algo más extremo, si te pierdes en una isla desierta, claramente necesitas un sistema: hay que establecer prioridades, valorar los recursos disponibles, etc.

 

En resumen, un sistema de productividad personal no es algo imprescindible, pero sí muy recomendable. Te ayuda a mejorar los resultados y hace más sencillo el proceso de ejecución de casi cualquier tarea.

¿Hay que saber mucho sobre productividad?

Es evidente que, si quieres implantar un sistema de productividad personal, debes aprender algo sobre el tema. Pero de nada sirve conocer técnicas de organización si no se ponen en práctica. Aprender sobre productividad personal no es un objetivo, es un medio para mejorar tus resultados.

Durante un tiempo cometí este error: leía sobre productividad personal, pero no organizaba su puesta en práctica. Iba incorporando algunas técnicas, de manera irregular y no era constante. Llegó un momento en que sabía mucho sobre productividad personal, pero ese conocimiento no tenía un impacto real en mi vida.

Cuando empecé a poner en práctica estos conocimientos de manera sistemática, dentro de mi propio sistema de productividad personal, experimenté un verdadero cambio.

Así que, respondiendo a la pregunta, es necesario que dediques algo de tiempo a aprender sobre productividad, pero lo más importante es que lleves a la práctica estos aprendizajes.

 

Cuando decides iniciarte en el campo de la productividad te das cuenta de que hay muchísima información sobre el tema. Esto es una ventaja, porque hace que el conocimiento sea muy accesible. Pero complica la tarea de seleccionar y filtrar el contenido verdaderamente relevante. Está bien que quieras tener una visión amplia, pero debes asumir que es imposible abarcarlo todo.

Si consumes demasiada información, puedes llegar a un punto de parálisis y sentirte abrumado. La solución es que te pongas límites. Establece un máximo de dos o tres materiales sobre el mismo tema y ponlo en práctica. Cuando consolides esos aprendizajes o bien compruebes que no te funcionan, puedes buscar más información sobre el tema, para mejorar o cambiar tus resultados.

Otra forma para simplificar la cantidad de información es elegir una o dos fuentes. Hay infinidad de libros y blogs sobre organización y productividad. Mi recomendación es que te quedes con un par de ellos, para evitar la sobreinformación.

 

Otra posibilidad para formarte sobre productividad es contar con un mentor o asesor personal. Así te beneficias del proceso de aprendizaje y la selección que ya ha hecho ese profesional. Puedes saltarte la fase de filtrado y vas directamente a lo relevante y lo que de verdad funciona.

Además, te aseguras de que el proceso será individualizado. Cada parte del contenido está adaptado a tus necesidades y a tu situación concreta. Así, el sistema de productividad personal pasa a ser un sistema personalizado que multiplica tus resultados.

¿Un sistema de productividad personal es solo para gente muy ocupada?

Existe una clara relación entre hacer muchas actividades y tener un sistema de productividad personal. Se podría pensar que las personas que están más ocupadas necesitan una forma de optimizar su tiempo y mejorar la forma de hacer sus tareas.

Pero en realidad sucede lo contrario, es decir, las personas que tienen un sistema de productividad personal pueden permitirse hacer más actividades. Antes de implementar este sistema, no es probable que tuviesen un gran volumen de tareas; cuando empezaron a mejorar su productividad, pudieron liberar tiempo y energía para otras actividades.

Aunque no te consideres una persona muy ocupada, un sistema de productividad personal podría mejorar tu situación. Puede que no te sientas desbordado por tus tareas, pero seguro que te gustaría hacer otras actividades como tener más momentos de ocio, hacer deporte, pasar más tiempo con tu familia y amigos, estudiar, viajar, etc.

Un sistema de productividad personal te permite hacer tus tareas de manera más efectiva y libera tiempo para actividades nuevas.

 

Por otro lado, un sistema de productividad personal puede mejorar la forma en que te sientes. Si eres capaz de hacer todas tus tareas, pero terminas cada día agotado, necesitas un cambio. Aunque es normal tener picos de actividad que requieran más esfuerzo, no debes convertir esto en rutina. Vivir al límite de tus capacidades no es saludable, afecta a tu estado de ánimo y deteriora tus relaciones personales.

La organización personal no consiste solo en hacer las tareas más rápido. Debes valorar el coste energético que implica tu forma de actuar. Al mejorar tu productividad aprendes a realizar tus tareas de manera más efectiva y relajada. Tienes mayor sensación de control y puedes estar más tranquilo.

Es momento de tomar acción

Ahora te toca a ti valorar tu situación y pensar en los beneficios que podría aportarte un sistema de productividad personal.

También es momento de informarte y resolver dudas. Dime si te surgen más preguntas o si hay algún aspecto sobre el que quisieras saber más.

 

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